Informativa sul trattamento dei dati personali delle persone associate e relativi familiari

(Codice della privacy – D. Lgs. 196/2003 come novellato dal D. Lgs. 101/2018 – Regolamento UE 679/2016 sul trattamento dei dati personali – Art. 13)

Officine Rousseau APS con sede legale in Via Sant’Abbondio, 26/C – 20142 – Milano (MI), CF: 97776150159, P.IVA: 13001790966 (in seguito, “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento, La informa ai sensi del D.lgs. 196/2003, come novellato dal D.lgs. 101/2018 (in seguito, “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i Suoi dati saranno trattati secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, nel rispetto delle finalità e modalità di seguito indicate, raccogliendoli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento.

1. Tipologia di dati oggetto del Trattamento e categorie di persone interessate

Raccogliamo e trattiamo i dati personali delle seguenti categorie di persone interessate:

• persone associate, che possono anche essere minori;
• familiari di persone associate, inclusi eventuali minori.

Le categorie di dati personali trattati sono:

• dati identificativi e anagrafici: nome, cognome, indirizzo, data e luogo di nascita, codice fiscale, documento d’identità;
• informazioni di contatto: numeri di telefono, indirizzi e-mail;
• informazioni di pagamento e strumenti bancari;
• eventuali dati di minori appartenenti al suo nucleo familiare, inclusi eventuali provvedimenti in merito al loro affidamento;
• dati personali appartenenti a particolari categorie di cui all’art. 9 del GDPR (fra cui: esistenza di specialisti di riferimento inclusi medici diversi da quello di base, pedagogisti, psicologi, psichiatri, nonché educatori e/o assistenti sociali; intolleranze, allergie e diete particolari seguite; farmaci utilizzati; altre informazioni relative alla salute personale), esclusivamente per quanto strettamente necessario a perseguire le finalità di tutela della salute e del benessere psicofisico di chi si iscrive a una vacanza o a un ritrovo e di buon andamento della stessa;
• dati relativi ad eventuali condanne penali e reati (art. 10 GDPR), solo nel caso Le vengano affidati minori nell’ambito delle attività associative.

2. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

a) per adempiere ad obblighi derivanti dall’esecuzione delle attività associative, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR:

• gestione iscrizione associati;
• consentire a Lei ed ai suoi familiari, minori inclusi, di partecipare alle attività associative;
• gestire ogni disputa che possa nascere tra noi;
• assisterla e rispondere alle sue richieste.

b) per adempiere ad obblighi legali o regolamentari ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR:

• obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o dallo Statuto dell’associazione;
• rispondere ad una richiesta ufficiale da parte dell’Autorità pubblica o giudiziaria;
• iscrizione degli associati all’interno del Libro Associati e degli associati volontari all’interno del Registro del Volontariato;
• gestione delle attività inerenti alla deliberazione del soggetto statutariamente competente sull’ammissione di nuovi associati;
• attività per la tenuta e l’aggiornamento del Libro Associati e del Registro del Volontariato;
• acquisizione e gestione delle quote associative versate dagli associati;
• gestione e tenute dei Libri delle adunanze e delle deliberazioni degli Organi Amministrativo e di Controllo nonché delle assemblee;
• gestione della documentazione inerente agli adempimenti in materia assicurativa contro gli infortuni ed a tutela della responsabilità civile e dei rischi del volontariato connessi allo svolgimento delle attività associative.

c) per perseguire un nostro legittimo interesse, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR:

• gestione delle attività inerenti all’organizzazione ed allo svolgimento di vacanze e ritrovi in favore degli associati, compresa la raccolta delle eventuali quote d’iscrizione;
• gestione delle attività inerenti all’organizzazione ed allo svolgimento di corsi di formazione in favore degli associati, compresa la raccolta delle eventuali quote d’iscrizione;
• difendere un nostro diritto legale e di difesa in giudizio;
• gestione IT, includendo gestione delle infrastrutture e IT security;
• stabilire statistiche aggregate, test e modelli, per ricerca e sviluppo al fine di migliorare i nostri prodotti e servizi esistenti o crearne di nuovi;
• controllo e verifica della affidabilità.

d) previo suo espresso e preventivo consenso, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR:

• trattamento di categorie particolari di dati, di cui al paragrafo 1 della presente informativa, per la gestione delle attività inerenti all’organizzazione ed allo svolgimento di vacanze e ritrovi in favore degli associati. Il consenso verrà raccolto di volta in volta all’iscrizione per partecipare alla vacanza o al ritrovo.

e) per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di sicurezza sociale e protezione sociale, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) GDPR:

• trattamento di categorie particolari di dati, di cui al paragrafo 1 della presente informativa, per la gestione della documentazione inerente agli adempimenti in materia assicurativa contro gli infortuni ed a tutela della responsabilità civile e dei rischi del volontariato connessi allo svolgimento delle attività associative.

f) previo suo espresso e preventivo consenso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR:

• trattamento di dati personali di soggetti minori di età di cui esercita la responsabilità genitoriale per le finalità di cui ai precedenti punti a), b), c), d), e).

g) per l’adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR), ai sensi dell’art. 10 GDPR, dell’art. 2-octies del D.Lgs. 196/2003 e dell’art. 25-bis del D.P.R. 313/2002, introdotto dal D.Lgs. 39/2014:

• acquisizione del certificato del casellario giudiziale nei confronti delle persone incaricate di attività che comportano contatti diretti e regolari con minori, e connesso trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, per la tutela della sicurezza dei soggetti minori eventualmente a Lei affidati.

3. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 2.a), 2.b), 2.c) e 2.e) è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e dagli obblighi connessi al rapporto associativo e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di svolgere tali attività.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.d) è facoltativo e non avrà alcuna conseguenza sull’esecuzione delle attività associative.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.f) è obbligatorio con riferimento a minore associato, con riferimento a minori non associati è facoltativo ma precluderà la partecipazione alle attività associative.

4. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

5. Accesso e comunicazione dei dati

Il Titolare può comunicare i Suoi dati personali a diverse categorie di destinatari, quali ad esempio:

• dipendenti, volontari e collaboratori del Titolare nella loro qualità di autorizzati o designati al trattamento e/o amministratori di sistema;
• a società terze (a titolo indicativo, studi professionali, consulenti, partner commerciali, compagnie assicurative, enti e privati gestori di strutture ospitanti soggiorni con pernottamento, società/persone fisiche delle quali il Titolare si avvale per l’esecuzione di attività di archiviazione dei dati, società di consulenza IT). Tali soggetti possono svolgere dette attività in veste di titolari autonomi o responsabili esterni del trattamento.

Il Titolare potrà, inoltre, comunicare i Suoi dati per le finalità di cui sopra a:

• Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, Organi di Polizia, Enti Pubblici e tutti a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

I Suoi dati non saranno diffusi.

6. Periodo di conservazione

I dati saranno trattati e conservati per il periodo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e per il perseguimento degli obblighi di conservazione stabiliti dalle vigenti normative, in ogni caso, per un periodo massimo di 10 anni dalla fine del rapporto, dopo il quale i dati saranno cancellati o resi anonimi, sempre che non sussista la necessità di conservazione ulteriore per finalità di difesa in giudizio o per obbligo legale.

7. Trasferimento dati all’estero

I dati personali non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione europea. Tuttavia, resta inteso che, ove si rendesse necessario, potremo trasferire i dati personali anche in Paesi non SEE, garantendo sin d’ora che tale trasferimento avverrà nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili:

• in caso di trasferimenti internazionali di dati personali provenienti dallo Spazio Economico Europeo (SEE) e destinati ad un paese non SEE, il trasferimento può avvenire se la Commissione Europea abbia riconosciuto che un paese non SEE fornisca un livello adeguato di protezione dei dati: in questo caso, i suoi dati personali possono essere trasferiti su questa base;
• per i trasferimenti verso paesi non SEE in cui il livello di protezione non è stato riconosciuto come adeguato dalla Commissione Europea, potremo fare affidamento su una deroga applicabile alla situazione specifica e/o comunque adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione europea per il trasferimento di dati personali extra UE.

8. Diritti della persona interessata e modalità di esercizio

La informiamo che, in qualunque momento e qualora ne ricorrano i presupposti, può esercitare i suoi diritti previsti dagli artt. 15 e ss GDPR:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che La riguardano e la loro copia in forma intelligibile;
• ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei Suoi dati;
• richiedere la cancellazione dei propri dati, nei termini consentiti dalla normativa;
• opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che La riguardano;
• limitare il trattamento, in caso di violazione, richiesta di rettifica o opposizione;
• chiedere la portabilità dei dati trattati elettronicamente, forniti sulla base di consenso o contratto;
• revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati, qualora previsto.
• in relazione alla profilazione interamente automatizzata ottenere l’intervento umano del Titolare per esprimere la propria opinione e contestarne la decisione.

Qualora lo ritenga opportuno, potrà presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i suoi diritti potrà rivolgersi al Titolare del trattamento al seguente indirizzo e-mail: info@officinerousseau.it.